Protokoll Styremøte 09.11.2023
Sted: Turnhallen
Til stede: Tore Rønstad, Runar Sivertsen, Monica Dentale, Kjersti Sæve Nesset
Forfall: Anna Lena Jammer, Hanne Sofie Ragnarsson, Sigurd Njerve
Fra administrasjonen: Asle Pedersen
1. Åpning av møtet
2. Godkjenning av referat og innkalling
Referatet fra styremøte 31. august 2023 er godkjent.
3. Valg av referent
Runar Sivertsen er valgt som referent.
4. Informasjon fra Daglig leder
Daglig leder har informert skriftlig i forkant av møtet. Se vedlegg 1
Turnparti for voksne startet opp og går meget bra og genererer inntekter til klubben.
5. Regnskap
Avklaring regnskap:
Loddsalg: litt lavt hittil ift budsjett, men oppnåelig basert på at loddsalg høst er høyere enn om våren
Egenandeler: faktisk mye høyere enn budsjett. Lavt budsjettert fordi det har vært underrapport i tidligere år, derfor er ikke budsjettet representativt. Må også sees i sammenheng med utgifter egenandeler.
Lønn: timelønn ligger litt høyt.
Strømkostnader betydelig under budsjett som følge av lavere strømpriser. Asle skal sjekke om det er muligheter for refusjon for strømutgifter
Tilknytning brannalarm: 40 kNOK over budsjett. Avviket skyldes utrykningsgebyr (14 kNOK per utrykning) på grunn av feilalarmer pga for sensitivt sensorsystem
Revisjon- og regnskapshonorar er over budsjett. Revisjonsselskapet spurte om rabatt med negativt svar. Vurdere å prøve en ny revisor.
Friidrettsgruppen har positivt resultat, men betydelig under budsjettert overskudd på 180 kNOK. Noe av avviket skyldes forsinkede inntekter, ca 45 kNOK. Må meldes tilbake til Friidrettsgruppen at de må sikre bedre budsjettetterlevelse, både gjennom å sikre oppnåelse av budsjett, samt sikre en bedre og mer realistisk budsjettprosess.
Daglig leder utfordres med å se på hva økonomien ville vært uten troppsturn.
Sak 8/23 (01.06.23): Sponsor til hallen
Erfaringsoverføring fra Molde Turnforening som har fått til dette. Inviteres til digitalt møte august/september. Anne Lena tar kontakt med leder i Molde Turnforening.
Lage oversikt på alle utøvere som har hatt gode resultater fra turn, orientering og friidrett for lettere kunne presentere for dette potensielle sponsorer
Etablere en gruppe som kan ta dette videre
Oppdatering 31.08.23: Jobbes videre med til neste møte
Oppdatering 09.11.23: Jobbes videre med til neste møte
Sak 11/23 (31.08.23): Strategisamling
Sette av en hel dag.
Asle og Tore lager ramme og retning for strategidiskusjon
Strategipunkter:
Bergen Turn skal skinne i Bergens idrettsmiljø
Foreningen skal ha klare verdier og bygge en god foreningskultur
Hallens fremtid
Resultatet av samlingen skal være et gjennomarbeidet og omforent strategidokument som kan gi retning til videre arbeid ift videreutviklingen av Turnforeningens idretter, hallen, økonomi og foreningskultur.
Dato for innledende samling der hele styret deltar: 11. november.
Oppdatering 09.11.23: Jobbes videre med i 2024
Sak 12/23 (09.11.23): Disponere egne midler i undergruppene
FAU gruppene ønsker å ha tilgang til frie midler til å skape aktivitet, men midlene skal inngå i regnskapet til BT.
Prinsipper:
All penge genererende aktiviteter i hallen skal tilfalle fellesskapet.
Egne midler som disponeres fritt skal tjenes inn utenfor Turnhallen og ikke gå Bergen Turnfoerning sine aktiviteter/inntekter i næringen.
Dugnadsinntekter i gruppenes egen regi for å tjene “frie” midler skal ikke overstige 5000 kr. Overskytende tilfaller fellesskapet.
Dersom det søkes om prosjektmidler må dette innrapporteres til BT og inngå i regnskapet. Dette for å sikre at innrapporteringsregler følges og kan dokumenteres.
Dugnad til gruppene skal ikke innbefatte organiserte dugnader som salg av sokker og annet og må heller ikke gå på tvers av BT sine dugnader eller overbelaste foreldene med dugnad slik at de ikke kan stille på BT sine dugnader, f.eks pultdugnad.
Styret støtter prinsipper og systematikk fremlagt av daglig leder. Asle informerere medlemmene og foreldregruppene.
Sak 13/23 (09.11.23): Fremtiden inkludert alternativer knyttet til ny hall
BT ønsker å være med i ny felleshall sammen med de andre lagene i Slettebakkalliansen.
Må ha finansiering gjennom salg av BT hallen. Mulig utfordring ift dokumentasjon av leieforhold til tomten. Kommunen eier tomten som Turnhallen står på, men det er ikke funnet dokumentasjon på avtaler rundt leieforholdet.
Mulige alternativ for eksisterende hall ifm investeringer i ny hall diskutert:
Styret må også ha tanker om hva som skal skje om BT ikke kommer inn i ny hall, hvordan eventuelt leve videre med BT hallen.
Neste styremøte: torsdag 14.12.2023 kl 19:00