Protokoll Styremøte 28.11.2024

Bergens Turnforening

Protokoll fra Styremøte 8/2024

Sted: Vilhelm Bjerknes' vei 22, 5081 Bergen

Dato: 28. november 2024, 19:00

Deltakere: Asle Pedersen (daglig leder), Tore Rønstad (styrets leder), Kjersti Sæve Nesset (styretsnestleder), Anna Lena Jammer (styremedlem), Alicja Monika Dentale (styremedlem), Runar Sivertsen (styremedlem) og Sigurd Njerve (styremedlem)

Deltok ikke: Cathrine Hofland (styremedlem)

Møteleder: Tore Rønstad

Alle de formelle krav til innkalling og antall deltagere er oppfylt. Styrebehandlingen ble gjennomført som et møte.

1. Godkjenning av innkalling og agenda

Innkalling og agenda til styremøtet, med tilhørende dokumentasjon, ble lagt frem for godkjenning.

Det ble fattet følgende vedtak:

Innkalling og agenda til styremøtet, med tilhørende dokumentasjon, godkjennes.

2. Valg av referent

Runar Sivertsen

3. Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte

Protokoll fra forrige styremøte ble gjennomgått. Det ble bekreftet at innholdet var korrekt, og protokollen ble deretter signert av styret.

Det ble fattet følgende vedtak:

Protokoll fra forrige styremøte godkjennes.

Side 1 av 44. Oreintering

Daglig leder har utarbeidet dokument som redegjør for driften i foreningen. Dokumentet er vedlagt i innkalling.

Turnerhytten-situasjonen: Styret må forholde seg til den alvorlige situasjonen etter at Bergen Turlag har trukket seg fra avtalen angående Turnerhytten. Det vil legges frem en vurdering av situasjonen, med fokus på de juridiske konsekvensene, inkludert overholdelse av opprettelsen og vedtektene for stiftelsen. Vedtektene og stiftelsesloven: Det er avgjørende at styret er kjent med paragraf 46 i stiftelsesloven, som gir klare retningslinjer for oppløsning av stiftelsen. Styret vil diskutere behovet for å innhente rådgivning fra en kvalifisert advokat for å sikre at alle prosesser gjennomføres på lovlig vis og i tråd med gjeldende vedtekter.

Kompetanse fra Stiftelsestilsynet: Styret i Turnerhytten vil vurdere viktigheten av å kommunisere med Stiftelsestilsynet, da de kan ha interesse i Turnerhytten-saken. Det er nødvendig å forberede fremdriftsplaner og relevant dokumentasjon for å imøtekomme deres forespørsel.

Rekrutteringssituasjonen: Valgkomiteens nåværende rekrutteringssituasjon er en kilde til bekymring. Styret har besluttet å fungere som valgkomité frem til neste årsmøte, med målet om å tiltrekke flere medlemmer.

Orientering: Det har vist seg vanskelig å rekruttere nye medlemmer til idrettslaget. Styret vil diskutere muligheten for å samarbeid med andre idrettslag for å utveksle erfaringer og dele aktiviteter, for å styrke rekrutteringsarbeidet.

Friidrett: Det er en lavsesong for friidrett, og den sparsomme ungdoms- og juniorgruppen gir oss en sjanse til å forsterke rekruttering og aktiviteter. Styret vil drøfte tiltak som åpne treninger og prøveproduksjoner for å øke interessen for sporten.

Turn: Fraværet av en trener i apparat turn utgjør en utfordring. Det er positivt at midlertidige løsninger er tilgjengelige, men hastigheten i rekrutteringen av en ny hovedtrener må prioriteres. Troppsgymnastikk: Styret vil fokusere på stabiliteten i driften her, og vurdere hvordan erfaringer kan deles mellom de ulike grenene for å støtte utviklingen av vekstområder.

Bygging av bredde: Styret anerkjenner viktigheten av å bygge bredde på tvers av de forskjellige idrettsgrener, og vil diskutere tiltak som felles arrangementer og andre tiltak for å inkludere alle medlemmene i idrettslaget.

Tiltak for utvikling: For å støtte bedre samarbeid mellom de forskjellige grenene, planlegges felles samarbeidsformer om konkurranser og aktiviteter. Inkluderende aktiviteter vil også bli vurdert for å øke engasjementet.

Videre strategier: Styret vil diskutere langsiktige strategier for økonomi og rekruttering. Evaluering av eksisterende aktiviteter og tilbud vil være essensielt for å identifisere hva som fungerer og hva som kan forbedres for å møte medlemmenes behov.

Evaluering og tilbakemelding: Styret vil gjennomføre regelmessige evalueringer av aktiviteter og treningstilbud, og innhente tilbakemeldinger fra medlemmene for kontinuerlig forbedring av idrettslagets tilbud.

Inkludering: Det er viktig å videreføre arbeidet for å skape et inkluderende miljø. Åpne treninger og prøvetime-dager, skal være tiltak for å involvere alle medlemmer. Fokuset vil være å sikre at både unge og eldre medlemmer opplever seg ivaretatt, noe som er avgjørende for idrettslagets utvikling og fremtid. Regelmessig oppfølging av de nevnte aspektene vil være essensielt for et solid grunnlag for idrettslagets fremtid.

Gjennomgang av foreløpig årsregnskap

Foreløpig regnskap per oktober 2024 ble gjennomgått og diskutert. Regnskapet viser at den økonomiske tilstanden er tilfredsstillende, men det ble påpekt enkelte forhold som styret må være oppmerksom på fremover. Styret ble enige om å følge nøye med på disse forholdene i tiden som kommer.

6. Oppstart budsjettprosess for kommende periode

Daglig leder la frem forslag til budsjettarbeid for virksomhetens kommende periode. Styret vil få forelagt det endelige budsjettet ved neste styremøte i januar 2025. Behandlingen ble ansett som en viktig forberedelse for den videre økonomiske planleggingen, og styret ble enige om at det videre arbeidet skulle baseres på de prinsipper og rammene som ble presentert.

7. Anlegg og oppgradering

Styret diskuterte om det er behov for oppgraderinger eller utskiftninger av anlegg og utstyr.

Det ble fattet følgende vedtak: Det ble besluttet å engasjere Norconsult som prosjektleder for oppgraderingen av Turnhallen i 2024, basert på det vedlagte tilbudet. Prosjektet skal gjennomføres i henhold til den planlagte tidsrammen, og daglig leder skal ha ansvar for videre fremdrift og kommunikasjon med prosjektleder.

8. Valgkomité prosess

Det ble rapportert om søkerunde for Valgkomiteen, men ingen kandidater hadde meldt seg. Styret besluttet derfor å ta på seg rollen som valgkomité frem til årsmøtet i 2025. Det ble påpekt at kontrollkomitéen også må inkluderes i forberedelsene til årsmøtet 2025. Beslutningen ble enstemmig godkjent av styret.

9. Sette datoer for neste års styremøter og Årsmøte

Det ble fattet følgende vedtak:

Vedtak 4: Styret godkjenner følgende datoer for kommende møter: Årsmøte den 27. mars 2025, Styremøte den 23. januar 2025, og Styremøte den 6. mars 2025. Datoene skal føres inn i aktivitetsplanen for inneværende år.

Det var enstemmighet i alle avstemningene.

Generelle kommentarer

Mette Øxnevad var ikke innlemmet i invitasjonen gjennom Orgbrain. Det er rettet til neste invitasjon. Mette

deltok ikke på styremøtet.